Business process management: van procesmodellering naar procesmanagement

Processen veranderen continu en elk bedrijf moet zich optimaal kunnen aanpassen. Voor een grote, complexe organisatie als de stad Antwerpen is het evenwel niet altijd even gemakkelijk om de mogelijke effecten van procesbijsturingen in kaart te brengen. Dit probleem wordt opgelost dankzij Business Process Management (BPM).

Op vraag van de cel Business Process Management van de stad Antwerpen leverde Digipolis een tool aan waarmee processen zeer gedetailleerd beschreven kunnen worden om dan vervolgens de effecten van proceswijzigingen te kunnen simuleren. Zo kan de stad met behulp van BPM bv. berekenen wat de meest interessante oplossing is tussen twee verschillende scenario’s van een proces. Op basis van die simulaties kan dan een onderbouwde keuze gemaakt worden.

Digipolis leverde 3 tools aan:
• een tool om alle processen te beschrijven (ARIS Designer) en een tool om te publiceren (ARIS Business Publisher);
• een simulatietool waarbij berekeningen kunnen uitgevoerd worden op een proces (ARIS Business Optimiser);
• een tool die ARIS Process Governance heet en waarin een goedkeuringsflow geconfigureerd zal worden (Release Cycle Management).

De stad Antwerpen is momenteel alle processen aan het beschrijven. Van zodra deze gegevens volledig zijn, kunnen er berekeningen worden uitgevoerd. Voorbeelden kunnen zijn: wat kost een proces in personeel? Wat is de doorlooptijd van een proces? Wat is de kostprijs in voltijdse equivalenten om een bepaald product te realiseren?
De uiteindelijke bedoeling van deze simulaties is om meer te kunnen realiseren met het bestaande aantal medewerkers. Hoofdgebruikers van BPM zijn de cel Business Process Management binnen Strategische Coördinatie en de kwaliteitscoördinatoren van de stad Antwerpen.