Jaarverslag 2014

Beste lezer

Ook het voorbije jaar was er weer eentje om u tegen te zeggen. De digitale ambities van Antwerpen en Gent zijn immers niet van de minste. Maar ook in 2014 zette Digipolis alles op alles om beide steden en hun inwoners zo goed mogelijk te ondersteunen. Daarom dan ook een welverdiende pluim voor iedereen die zijn steentje bijdroeg!

In het jaarverslag vind je een selectie van de projecten die we vorig jaar deden.

Veel leesplezier!

Het Digipolis-team

  • Directeurs Digipolis aan het woord over 2014 en 2015

    Als er één constante is in de IT-wereld dan is het wel deze: alles verandert voortdurend en snel. Het is dan ook een hele uitdaging om ‘mee’ te zijn en te blijven en tegelijkertijd te zorgen voor stabiliteit. Digipolis Antwerpen en Gent beantwoorden deze uitdaging elk op hun eigen manier, inspelend op de stedelijke context. Maar beide vestigingen hebben hetzelfde doel voor ogen: de inwoners en medewerkers van Antwerpen en Gent zo goed mogelijk bedienen.
    Aan het woord zijn Peter Crombecq, algemeen directeur van Digipolis, en Johan Van der Bauwhede, directeur van Digipolis Gent. 

     

    Wat waren voor jullie de belangrijkste uitdagingen en prioriteiten in 2014?

     

    Peter: ‘Zonder twijfel is wat ik noem de Coolblue-isering van de samenleving een enorme uitdaging. Bedrijven zoals Coolblue, Google, Apple, Bol.com, enz. leggen de lat van het verwachtingspatroon. Voor de huidige generatie is het de normaalste zaak van de wereld om vanuit de luie zetel iets te bestellen, te betalen en het de volgende dag aan huis geleverd te krijgen. En waarom zou iemand niet hetzelfde verwachten van de stedelijke dienstverlening? Ik vind het een ongelofelijke evolutie, maar wel eentje die bedrijven dwingt om na te denken. Om mee te blijven spelen, moet een organisatie strategisch wendbaar zijn. De stad Antwerpen anticipeerde hierop door het digitaal ecosysteem A-stad ter beschikking te stellen. Een plek waar de burger/bezoeker centraal staat en dag en nacht dienstverlening en informatie op maat vindt. Ik durf gerust zeggen dat het maken ervan voor Digipolis Antwerpen een revolutie betekende. Niet alleen is het gebouwd met state-of-the-art technologieën, maar we introduceerden ook een compleet nieuwe, agile werking met een sterke focus op user experience. Het traject verliep soms misschien wat chaotisch, maar het was ook een fantastische ervaring en met een straf resultaat.’

    Johan: ‘Er waren er vele, maar zoals ieder jaar was de belangrijkste uitdaging om binnen de beschikbare middelen zoveel mogelijk waarde te creëren voor onze besturen. We beheren een uitgebreid serverpark en netwerk, en zijn er in 2014 in geslaagd om door consolidatie van servers en storage 147 ton CO2 te besparen. We werden ook verantwoordelijk voor de volledige telefonie van stad en OCMW. Met onze servicedesk verwerkten we iets meer dan 41.000 calls. Onze applicatiebeheerders hielden een paar honderd toepassingen in de lucht. Met het programma digitaal.talent@gent bleven we aandacht vragen en aandacht geven aan de e-inclusie-problematiek met o.m. de Digitale Talent Punten en de Digitale Week. Zowel strategisch als architectuurdenken kreeg een duidelijke plaats in onze werking. Na heel wat onderhandelen kon een portfolio-oefening voor twee jaar worden afgerond. In het voorbije jaar leverden we 128 projecten op. Uitschieters waren de bouw van een volledig vernieuwde gent.be website,  de afronding van het NFI, en de BI-rapportering in het kader van BBC.

     

    Wat zijn voor jullie de belangrijkste uitdagingen en prioriteiten in 2015? 

     

    Peter: ‘In Digipolis Antwerpen timmeren we verder aan onze agile werking en een agile mindset. We hebben vorig jaar veel geleerd maar we zijn er nog niet. Er is nog ruimte voor verbetering. Die optimalisering doen we trouwens met alle medewerkers die hieraan willen meewerken. En medewerkers zien we hier ruim: Digipolis-medewerkers, maar ook externe medewerkers, collega’s bij groep Antwerpen, ideeën en inspiratie vanuit meetup-groepen, enz. Die openheid en transparantie zijn een belangrijk gegeven, ook op andere domeinen. We geloven dat A-stad, net zoals de fysieke stad, mee gevormd zal worden door de buitenwereld. Antwerp as an operating system of aOS speelt hierop in en reikt de nodige tools (open data, open services, SDK, …) aan. Iedereen kan meebouwen aan digitaal Antwerpen: burgers, studenten, innovatieve start-ups, gevestigde bedrijven, …. 2015 wordt op dit vlak een belangrijk jaar.’

    Johan: ‘Zonder te willen overdrijven, ben ik ervan overtuigd dat het een ongelooflijk boeiend jaar wordt. Er zijn immers opnieuw tal van uitdagingen: het verder aanpassen van de systemen aan de wijzigingen als gevolg van GentPlus, de ontwikkeling van het projectbeheerssysteem voor de groep Gent (Sirius), het bouwen van een nieuw data center, een nieuw HR-pakket, het verder uitbouwen van de gent.be en het participatieplatform, de implementatie en verdere uitrol van de ‘productversie’ van Q- en E-besluit, DIA en het ABS (Archief Beheers Systeem), de optimalisatie en uitrol van het digitaal handtekenplatform, tal van bijkomende koppelingen naar Vesta, het maximaal exploiteren van onze enterprise service bus, een toepassing voor voorraad- en magazijnbeheer, de verdere uitbouw van TORO en ODIN en zo de basis leggen voor het vervolgproject THOR (Temperen van de Hinder in de Openbare Ruimte), het digitaliseren van het straatparkeren, het digitaal vreemdelingendossier,… En daarbovenop plannen we een ingrijpende reorganisatie.

     

    Waarop zijn jullie in het bijzonder fier?

     

    Peter: ‘Uiteraard op de realisatie van A-stad en de ontwikkelingen die hiervoor nog in de pijplijn zitten. Maar ik ben vooral trots op alle medewerkers achter de technologie. Op diegenen die er elke dag opnieuw vol passie voor gaan, samen zoeken naar oplossingen, bijleren en bijschaven, flexibel zijn en open voor verandering. Mijn petje af!’

    Johan: ‘Ik ben het volmondig eens met Peter: de medewerkers achter de technologie. En ik ben ook trots op de goeie resultaten van de tevredenheidsmeting die we vorig jaar invoerden. Daaruit blijkt duidelijk : er is ruimte voor verbetering, maar over het algemeen is de waardering voor ons werk groot.’

     

    Johan Van der Bauwhede, directeur Digipolis Gent
    top
  • Stad Antwerpen zet in op digitale communicatie en dienstverlening

    A-stad is de naam van het digitaal platform dat stad Antwerpen op 5 mei 2014 lanceerde. Elke Antwerpenaar krijgt via A-stad digitaal toegang tot de stad om zich te informeren, diensten en producten aan te vragen of een gesprek aan te gaan met de stad.
    Het uitgangspunt van A-stad is dat de gebruiker centraal staat. Het platform gebruikt hiervoor het A-profiel, een inlogaccount waarmee je je eigen voorkeuren en toepassingen beheert. Hoe concreter je je A-profiel invult, hoe meer de informatie die je krijgt op je lijf geschreven is én hoe gemakkelijker de dienstverlening vanuit de stad verloopt. Je kan als Antwerpenaar bijvoorbeeld uittreksels uit het strafregister aanvragen of informatie delen met andere bezoekers van A-stad.

    top
  • Nieuwe Gent.be live

    In het najaar van 2014 lanceerde Digipolis de nieuwe website van de stad Gent. De website heeft een modern design en is responsive zodat je ze ook gemakkelijk kan raadplegen op mobiele toestellen. Daarnaast ging er veel aandacht naar het inhoudelijke aspect om de communicatie van stad naar burger te optimaliseren. Dankzij de verbeterde zoekfunctie en de navigatie via 9 handige themablokken vind je gemakkelijk de weg naar de juiste info.
    Ongeveer 100 redacteurs en hun 20 ‘meters en peters’ redigeren vanaf nu de inhoud van de website. Bij de opstart zorgden zij ervoor dat de pagina’s opnieuw samengesteld werden. Hierbij konden ze rekenen op voldoende opleiding en ondersteuning. 
    Het vroegere e-loket is geïntegreerd en er zijn koppelingen naar diverse toepassingen. Ook belangrijk is de sportwebsite, met een complete waaier aan informatie over alle sportclubs in Gent. Via www.gent.be/sport kan je op zoek gaan naar een geschikte sport, je kan meer te weten komen over evenementen of inschrijven voor een sportcursus. De pagina toont bovendien in één oogopslag de openingsuren van de zwembaden.
    In 2015 wordt er verder ontwikkeld aan de website, met de nadruk op een verdere uitbreiding van de digitale dienstverlening en personalisatie, met name informatie op maat van de burger.

     

    top
  • Stad Antwerpen optimaliseert haar loketwerking

    Begin 2014 voerde stad Antwerpen een aantal opmerkelijke wijzigingen door in haar loketwerking met het doel haar klanten beter te kunnen bedienen. Zo koos de stad voor ruimere openingsuren, een afsprakensysteem om wachtrijen te voorkomen en zorgde ze ervoor dat een aantal producten meteen online beschikbaar zijn via het e-loket.

    Wie niet over internet beschikt, kan een afspraak maken via de pc’s die beschikbaar zijn in de webpunten, bibliotheken en districtshuizen of via telefoon.

    Kom je in het stadsloket voor je afspraak, dan meld je je via de ticketzuil aan met je geboortedatum of de QR-code die je ontving toen je de afspraak boekte. Je wordt daarna meteen doorverwezen naar het juiste loket.

    Het achterliggende systeem voor het maken van de afspraken en het aanmelden in het stadsloket, is het klantbegeleidingssysteem GBOS. Het werd volledig geïntegreerd in de nieuwe website van de stad.

    Het afsprakensysteem wordt ook gebruikt door een twintigtal universiteiten en hogescholen. Zij maken zo voor buitenlandse studenten die in Antwerpen willen studeren de nodige afspraken met de dienst Vreemdelingenzaken.  

    Copyright foto stad Antwerpen

    top
  • Chatten met GentInfo

    Gentinfo is het centrale aanspreekpunt voor alle info en vragen over het stadsbestuur en de stadsdiensten. Omdat men als centraal aanspreekpunt ook een maximale bereikbaarheid wil bieden, voegde Digipolis een extra communicatiekanaal toe naast het loket, de telefoon, e-mail en fax. Op de website van de stad Gent is er nu ook een chatfunctie beschikbaar. Zo kan je tijdens de openingsuren van Gentinfo je vragen stellen aan een medewerker. Kan de medewerker de vraag niet meteen beantwoorden, dan gaat de vraag naar de dienst die de burger zo snel mogelijk verder helpt. 
    De Gentse burgers en verenigingen maken gretig gebruik van deze nieuwe mogelijkheid. In 2014 werden 1104 vragen en contacten via dit kanaal geregistreerd.

    Copyright foto stad Gent

     

    top
  • Gratis wifi in Antwerpen

    Antwerpen zet sterk in op een digitale dienstverlening en communicatie en biedt daarom gratis wifi aan in bepaalde zones van de publieke ruimte.
    Met het systeem van gratis wifi (onder de naam ‘antwerp free wifi’) kan iedereen zonder extra registratie terecht op de stedelijke websites antwerpen.be, visitantwerpen.be, ondernemeninantwerpen.be en gate15.be. Om andere sites te bezoeken, moet je je  registreren. Dat kan via je A-profiel van antwerpen.be, een Google+- of Facebookprofiel.

    Tijdens de eerste fase rustten we de volgende plaatsen uit: Koningin Astridplein, De Keyserlei, Meir, Wapper, Theaterplein, Meirbrug, Schoenmarkt, Groenplaats, Jan Blomstraat, Handschoenmarkt, Grote Markt, Suikerrui en Steenplein.

    Tegen eind maart 2015 is er ook gratis wifi beschikbaar op volgende locaties: Bolivarplaats, Hendrik Conscienceplein, Mechelseplein, Park Spoor Noord, Zuiderterras, De Coninckplein, plein aan den Bell, Sint-Jansplein, Franklin Rooseveltplaats en in de omgeving van de districtshuizen van Deurne, Berendrecht, Antwerpen, Berchem, Borgerhout, Ekeren, Hoboken, Merksem en Wilrijk. 

    top
  • Antwerpen.be-centrum: steeds meer op maat

    Sinds 2001 zet het antwerpen.be-centrum (ABC) zich in om senioren en andere doelgroepen te helpen bij het gebruik van moderne media. Ondertussen vonden duizenden Antwerpenaren hun weg naar het cursusaanbod, dat jaar naar jaar uitbreidt in navolging van de steeds verdergaande digitalisering van de maatschappij. 

    Stad Antwerpen zet in grote mate in op digitale communicatie en dienstverlening. De missie van het antwerpen.be-centrum blijft dan ook zeer actueel en noodzakelijk. Hiervoor werkt het ABC nauw samen met Samen Leven, de stadsdienst die de e-inclusie doelstellingen coördineert. Zo kreeg het antwerpen.be-centrum in 2014 het label 'Webpunt' toebedeeld, net zoals verschillende andere organisaties in Antwerpen die op dit thema werken. Het label is een belangrijke stap in een uniforme en kwaliteitsvolle aanpak van de openbare computerruimten en de bekendmaking ervan bij het grote publiek. 

    Ondertussen neemt het tabletgebruik bij sinjoren meer en meer toe. Dit bepaalt in 2015 in grote mate het cursusaanbod. Daarnaast krijgt het antwerpen.be-centrum steeds meer vragen op maat, zowel van medewerkers van de stad als van andere organisaties. Het overgrote deel betreft workshops over het gebruik van de tablet en sociale media. 

    Het antwerpen.be-centrum kon ook het voorbije jaar rekenen op de inzet van een 30-tal enthousiaste vrijwilligers (Digitale ConsulAnten of DCA’s). De vrijwilligerswerking is een zeer belangrijk aspect en vraagt om een kwaliteitsvolle opvolging en ondersteuning.

    Copyright foto stad Antwerpen

     

    Surfen op het internet
    top
  • Digitale Week 2014 met PC Repair Café

    In 2014 werd de volledige coördinatie van de Digitale Week in Gent opgenomen door Digitaal.Talent@Gent. De Digitale Week is een initiatief van LINC vzw waarbij sensibilisering rond thema’s als mediawijsheid en e-inclusie centraal staat. In Gent werden er maar liefst 153 activiteiten georganiseerd om de Gentenaren wegwijs te maken in het digitale landschap. Dit aanbod kwam tot stand dankzij de samenwerking van o.a. diensten van de stad Gent, diensten van OCMW Gent, onderwijsinstellingen en andere Gentse organisaties. Digitaal.Talent@Gent stimuleerde alle 75 Digitaal Talent Punten (DTP) om minstens één activiteit te organiseren om zo het uitgebreide DTP-netwerk nog meer bekendheid te geven. Men kan in deze openbare computerruimtes doorheen het volledige jaar terecht voor het gratis gebruik van een computer en internet, vaak met begeleiding. Een overzicht van al deze punten staat op www.digitaaltalent.be en op papier in de stadswinkel.
    Ook het personeel van stad Gent en OCMW Gent kreeg de kans om hun digitale vaardigheden aan te scherpen. Digipolis organiseerde in samenwerking met de vormingsdiensten 7 lunchgesprekken met onderwerpen zoals Start to Twitter, efficiënt online vergaderen en dynamisch presenteren met Prezi. Als afsluiter werd het PC Repair Café georganiseerd waar we ongeveer 250 bezoekers mochten verwelkomen. Er kwamen meer dan 100 bezoekers over de vloer met een defect digitaal toestel zoals een laptop of smartphone. Een team van enthousiaste reparateurs stond klaar om de herstellingen te doen. 68% van de toestellen werd deels of volledig hersteld waarmee we tevreden konden terugblikken op dit evenement. Er was bovendien ook belangstelling van de media: VRT, Radio 2 Oost-Vlaanderen en De Gentenaar kwamen langs voor interviews en verspreidden het nieuws via tv, radio en krant. 
    De filmploeg van Mediaraven vzw ging gedurende de Digitale Week mee op stap. Het resultaat daarvan kan je hier herbekijken:
    Digitale Week: http://vimeo.com/92944264  
    PC Repair Café: http://vimeo.com/93061816 

    Meer info over de e-inclusie werking Digitaal.Talent@Gent vind je op www.digitaaltalent.be  

    Copyright foto stad Gent

    top
  • UiTPAS Gent

    Na Aalst en Brussel was Gent vorig jaar de derde pilootstad waar de UiTPAS werd geïmplementeerd. Met deze digitale kaart kan je UiTpunten sparen terwijl je aan cultuur-, sport- of jeugdactiviteiten deelneemt. Die punten kan je dan omruilen voor een korting, cadeau of ander voordeel. Via extra kortingen wil men ook mensen met een bescheiden leefbudget aanspreken. De UiTPAS aan kansentarief kost 1 euro en geeft recht op 80% korting bij de aankoop van tickets of de betaling van inschrijvingsgeld voor vrijetijdsactiviteiten in het aanbod van de UiTPAS.
    Bij de implementatie stond Digipolis in voor de verspreiding en de installatie van de software en de zuilen op een 70-tal locaties, de bestelling en de aansluiting van de kaartlezers aan de computers en het laten maken van de kaarten voor de UiTPAS. Er werd uiteraard ook voldoende opleiding voorzien voor de eindgebruikers zodat zij vlot aan de slag konden met de nieuwe software. Dankzij de kritische Gentse blik tijdens de test- én de nazorgfase, zijn Digipolis en de stad Gent erin geslaagd om nog een aanzienlijke reeks verbeterpunten te detecteren op technisch vlak. Cultuurnet heeft deze geïmplementeerd, zodat ook andere Vlaamse steden bij de verdere uitrol van de UiTPAS hiervan kunnen profiteren.

    Copyright foto stad Gent

    top
  • Gate15 heet studenten welkom

    Sinds september 2014 is Gate15 aan de Kleine Kauwenberg de plaats bij uitstek voor wie in Antwerpen studeert. Studenten kunnen er terecht voor allerlei informatie en diensten. Via hun online platform www.gate15.be vind je snel meer informatie over studietoelagen, leuke events, stages, enz. en ben je meteen op de hoogte van het laatste studentennieuws. Maar het platform biedt meer. Wie inlogt met zijn A-profiel, kan ook online een zaal reserveren in het Gate15-gebouw, zelf  nieuwsberichten publiceren, enz. 
    Voor de ontwikkeling van Gate15.be hergebruikten we een aantal bouwstenen van A-stad, zoals het A-profiel, de redactieomgeving, de zoekfunctie en het stadsplan. 

    Gate15 is een samenwerking tussen de stad Antwerpen, de Associatie Universiteit en Hogescholen Antwerpen en het Antwerps Studentenoverleg.

    Copyright foto stad Antwerpen

     

    top
  • Diftar: betaal naargelang het afval dat je produceerde

    Sinds januari 2015 moeten Antwerpenaars, socio-culturele verenigingen en stadsbedrijven conform de Europese wetgeving betalen voor het grof huisvuil en het steenpuin dat ze naar het containerpark brengen of laten ophalen aan huis. Bij Diftar of geDIFferentieerde TARifficatie betaalt iedereen naargelang het volume geproduceerde afval. 

    Bij het binnenrijden geeft de burger een inschatting van het volume afval in via een touchscreen. In het park kan de parkwachter een controle uitvoeren. Hij is hiervoor uitgerust met een iPad mini. De parkwachter kan ook bijkomende artikels, zoals kompostvaten of rollen vuilniszakken, verkopen. Bij het verlaten van het containerpark moet de burger naar een betaalzuil gaan om af te rekenen via bancontact. Gebeurt dit niet, dan krijgt hij een factuur thuis gestuurd.

    Naast de implementatie van de software en de plaatsing van de zuilen, zorgde Digipolis voor de nodige koppelingen met andere systemen voor facturatie en controle van het adres.   

    Copyright foto stad Antwerpen

    top
  • Een nieuwe verloningsmotor voor de Hulpverleningszone Centrum

    Sinds 1 januari 2015 is de hulpverleningszone een zelfstandige entiteit en neemt ze de verloning van haar brandweerpersoneel, administratieve medewerkers en vrijwilligers op zich. Hiervoor wordt voortgebouwd op het contract van de stad Gent met CEVI. De toepassing Cevips wordt verder gebruikt, maar met een aparte database.
    Digipolis Gent hield bij de realisatie van de nieuwe omgeving rekening met de verschillende types werknemers en verloningsprocessen: operationele medewerkers, administratief personeel, beroepskrachten en vrijwilligers. Iedereen kan kiezen tussen het oude en nieuwe statuut.  De applicatie die gebruikt wordt voor de prestatie-ingave van de vrijwilligers (Abiware) genereert nu de input voor de verloning van de vrijwilligers, zodat de loonberekening voor iedereen via het systeem Cevips gebeurt. De nieuwe manier van werken bouwt in grote mate verder op de bestaande workflows. 

    Copyright foto stad Gent

    top
  • Gent 2020 en digitale rapportering 2015

    Gent 2020 is de applicatie die de strategie en het meerjarenplan van de groep Gent bijhoudt. De realisatie van deze applicatie loopt al langer, in 2014 was de applicatie operationeel en conform de Beleids- en Beheerscyclus (BBC) van de Vlaamse overheid. Een belangrijke verwezenlijking van het voorbije jaar is het behouden en bewaren van de historische correctheid in de tijd. Wijzigen er in de loop van de tijd zaken, dan kan men hier op elk moment in de toekomst naar terugkeren. Zo kan je in 2019 een rapport oproepen uit 2014 zoals het is goedgekeurd, met de strategische opbouw van dat moment. Om dit mogelijk te maken worden nu ook historische gegevens bijgehouden.
    Volgens de BBC-wetgeving leveren steden, gemeentes, OCMW’s en AG’s de wettelijke rapporten digitaal aan aan Vlaanderen. Deze rapporten bevatten strategische en financiële data die aan meer dan 800 controles moeten voldoen. Om dit te garanderen en opmerkingen na aflevering te vermijden, ontwikkelde Digipolis een proactieve controletool waarin deze controles vervat zitten. Vroeger werden inhoudelijke fouten soms maanden later rechtgezet. De rapporten die nu getrokken worden zijn correct volgens de opgelegde controles. Dit laat toe om de rapporten  op voorhand correct te maken, waardoor de medewerkers van de besturen veel tijd winnen.

    Copyright foto stad Gent

    top
  • In één muisklik je ongedierte weg

    In samenwerking met het Eco-werkhuis ontwikkelde Digipolis de webtoepassing voor ongediertebestrijding. De volledige papierwinkel werd herleid tot één volledig digitaal dossier, wat op administratief vlak een grote stap voorwaarts betekent. Het project viel dan ook in de prijzen tijdens de jaarlijkse KUS-wedstrijd, georganiseerd door de stad Gent, waarin men op zoek gaat naar de beste projecten rond administratieve vereenvoudiging. 
    Voortaan gaan de ongediertebestrijders met de iPad in de hand op pad. Ter plaatse consulteren ze het dossier, voornamelijk instructies van administratie en bevindingen van vorige bezoeken, en actualiseren ze het dossier met uitgevoerde acties en nieuwe  omgevingsfoto’s. Ook als er geen internetverbinding is, kunnen ze door de uitgebreide offline faciliteiten het dossier raadplegen en aanpassen.  Via een koppeling met Outlook weten de bestrijders perfect wat hun volgende afspraak is. De  klant tekent de documenten af via de iPad, wat maakt dat alles digitaal verloopt.
    De implementatie van de tablets botste aanvankelijk op enige weerstand. Het was even wennen aan een nieuwe manier van werken maar volgens Els Schelfhout van het Eco-werkhuis is de omschakeling toch vlot verlopen:  'De ongediertebestrijders lopen nu rond met de tablet alsof het een verlengstuk van hun arm is geworden. Zelfs als ze een vergadering hebben komen ze binnen met de iPad in plaats van hun agenda.'

    Copyright foto stad Gent

    top
  • Antwerpse politie verlegt digitale grenzen met Focus

    Digipolis en Lokale Politie Antwerpen startten in 2014 met de voorbereiding van een grensverleggend digitaal platform, Focus genaamd. Focus biedt de agenten een unieke gebruikerservaring bij de uitvoering van hun taken op kantoor, maar vooral op het terrein. Het legt als het ware de juiste focus en houdt hierbij rekening met de context (locatie, opdracht en tijdstip) van de eindgebruiker. De juiste informatie, op het juiste moment, naar de juiste persoon en op een zo gebruiksvriendelijk mogelijke manier via pc, tablet en smartphone…dat is de doelstelling. Een eerste versie ziet het levenslicht in 2015. 

    Copyright foto Lokale Politie Antwerpen

    top
  • Gent Plus en Digipolis

    Gent Plus is de naam van het traject naar het nieuwe organisatiemodel voor de stad en OCMW Gent. De implementatie van deze nieuwe structuur brengt verschuivingen van diensten en het ontstaan van nieuwe diensten en departementen met zich mee. Dit impliceert niet enkel wijzigingen op het vlak van personeel, maar ook in de onderliggende en gekoppelde systemen, databases, enz. 
    Digipolis was op een proactieve manier betrokken bij het project. De grote uitdaging was het volledig in kaart brengen van de impact op alle systemen, de expertise van iedereen bij Digipolis op de juiste plaats brengen en nauw samenwerken met de contactpersonen om goed uit te werken hoe de wijzigingen moesten gebeuren. Daarom werden er binnen Digipolis verschillende werkgroepen opgericht om het project in goede banen te leiden. 
    De eerste fase van de reorganisatie is sinds januari van kracht. De wijzigingen in de ICT-systemen zijn tot nu toe vlot verlopen en worden in 2015 nog verder uitgewerkt.

    Copyright foto stad Gent

    top
  • Iedereen digitaal

    Stad Antwerpen zet sterk in op digitale communicatie en dienstverlening. Dit zowel naar de burgers toe als naar de eigen medewerkers. Eén van de doelen hierbij is de verhoging van de zelfredzaamheid en zo ook een efficiëntere werking. Met de invoering van een aantal nieuwe toepassingen zette de stad op dit vlak flinke stappen vooruit. Om iedereen mee aan boord te hebben, kregen de circa 1700 medewerkers die nog niet digitaal werkten het voorbije jaar de nodige opleidingen. Digipolis installeerde ook op verschillende locaties tablets waar zij terecht kunnen om bv. hun vakantie aan te vragen, hun gegevens te wijzigen, intern te solliciteren, informatie op te vragen, enz. 

    Copyright foto stad Antwerpen

    top
  • 6300 pc’s geüpgraded naar Windows 7 en 8

    Begin april 2014 zette Microsoft haar ondersteuning van het besturingssysteem Windows XP stop. Tussen januari en april kregen 6300 computers, van de ongeveer 10.000 in gebruik bij de groep Antwerpen, een update naar Windows 7 of 8. Voor de medewerkers die migreerden naar Windows 8 organiseerde Digipolis verschillende kennismakingssessies. 

    top
  • Vaste en mobiele telefonie groep Gent

    2014 was het jaar van de overdracht van zowel mobiele als vaste telefonie van stad en OCMW Gent naar Digipolis.
    Voor mobiele telefonie beheert Digipolis nu alle data over gsm-nummers en de daaraan gekoppelde toestellen. Om dit mogelijk te maken, is de toepassing die al voor de stad werd ontwikkeld, aangepast aan de vereisten en specificaties voor Digipolis. Om het OCMW hierin te integreren, zijn alle nieuwe functionaliteiten gebundeld en worden ze stap voor stap geïmplementeerd. Dit wordt ook in 2015 nog verder uitgewerkt. Digipolis beheert daarmee nu in totaal ongeveer 2600 smartphones.
    Wat betreft de vaste telefonie is deze voor het OCMW volledig en voor de stad Gent gedeeltelijk gemigreerd naar een nieuwe telefooncentrale. Nieuw hier was de overschakeling naar VoIP-toestellen die het flexwerken ondersteunen en waarmee een nieuwe manier van werken werd geïntroduceerd. Voor de volledige groep Gent werden er al ongeveer 2000 toestellen gemigreerd. Deze omschakeling wordt voor de stad Gent in de loop van 2015 nog verder uitgerold.
    Digipolis zal zo verantwoordelijk worden voor alle telefonie van de groep Gent. Aangezien de overdracht heel wat extra werk met zich meebracht, zijn er het voorbije jaar nieuwe medewerkers aangeworven bij de servicedesk en systeembeheer.

    Copyright foto stad Gent

    top
  • Voorraad- en magazijnbeheer stad Gent

    Omdat de stad Gent haar voorraad- en magazijnbeheer verder wil optimaliseren, werd het reeds bestaande voorraadbeheersysteem voor het technisch magazijn ‘Garage’ verder uitgerold naar de magazijnen van de dienst Facility management en het centrale magazijn van RUMODO. Dit systeem registreert alle inkomende en uitgaande goederenbewegingen. Zo wordt er een transparante goederenstroom gecreëerd en heeft men zicht op de actuele voorraad. Op die manier kan men de voorraden optimaliseren met als doel een betere klantenservice en zo laag mogelijke kosten van de voorraden.
    Naast de implementatie van dit voorraadbeheersysteem werden er bijkomend voor een aantal magazijnen specifieke webshops opgezet waardoor gebruikers de aanvragen van voorraadmateriaal kunnen ingeven en opvolgen. Ook specifieke functionaliteiten zoals het beheer van recup meubilair, bewaring en inbeslagnames vormen een onderdeel van het project.

    Copyright foto stad Gent

    top
  • Schrijf online in voor het volwassenen- en deeltijds kunstonderwijs in Antwerpen

    Sinds mei 2014 kan je voor de meeste opleidingen van het volwassenen- en deeltijds kunstonderwijs in Antwerpen ook online inschrijven
    Het online inschrijvingsportaal integreert met de website van stedelijk onderwijs. Een cursist die op de website informatie over een bepaalde opleiding opzocht, komt via de inschrijfknop meteen in het inschrijvingsportaal terecht waar een aantal zoekvelden al is ingevuld. Hij moet enkel nog een leslocatie en lesmoment kiezen. Ook de betaling gebeurt online via de beveiligde betalingscomponent van Ogone.  

     

    top
  • Business Intelligence voor NFI

    In het kader van de Beleids- en Beheerscyclus (BBC), die de lokale overheden regels oplegt op het vlak van o.a. budgettering en rapportering, werd de financiële software voor de stad Gent en het OCMW grondig aangepast en op elkaar afgestemd. Het project Nieuw Financieel Instrumentarium (NFI) dat daaruit volgde, werd op 1 januari 2014 opgeleverd. Er volgde nog een lange en intensieve nazorgfase met verhoogde ondersteuning om bugs en issues op te lossen. 
    Hieraan gekoppeld is het project Business Intelligence (BI) voor NFI BBC, dat ook al enkele jaren loopt. Digipolis bouwde een centrale rapporteringsomgeving die voldoet aan de rapporteringsbehoeften van NFI. Hiermee kan men rapporten trekken met data uit Gent2020 en SAP. Het project heeft onder meer als doel het beschikbaar maken van de operationele en management rapporten, het uniform maken van bepaalde definities over de verschillende departementen en entiteiten van de groep Gent heen, een efficiëntere rapportering en een beter inzicht en controle op de toegang tot informatie.
    In 2014 werden de domeinen Vast Actief en een deel van de Algemene Boekhouding opgeleverd. Deze laatste en de domeinen Verkoop en Ontvangsten en Inkoop en Uitgaven worden dit jaar verder uitgewerkt.

    Copyright foto stad Gent

    top
  • Alle afvaardigingen en statuten in één toepassing

    Men is als stad of gemeente verplicht om gegevens bij te houden over de verenigingen, stichtingen en vennootschappen waarin men vertegenwoordigd is. Dit geldt ook voor de extern verzelfstandigde agentschappen en intergemeentelijke samenwerkingsverbanden van het bestuur. Vroeger hield de administratie deze gegevens bij in een Word document, waarin het vaak moeilijk zoeken was naar informatie en aanpassingen niet evident waren. 
    Daarom ontwikkelde Digipolis Gent een nieuwe toepassing waarin de gegevens op een gestructureerde manier worden bijgehouden: statuten, samenwerkingsverbanden, wie in welke organisatie zetelt, wie de contactpersonen zijn,… Bovendien is er in de toepassing ook een link voorzien naar de documenten die bij de betreffende organisaties horen. Zo blijven de gegevens beter up to date. De toepassing laat ook toe om jaarlijks een lijst te trekken met de gewijzigde gegevens. 

    Copyright foto stad Gent

    top
  • Stedelijk onderwijs, GAPA en Energiebesparingsfonds startten begin 2015 met het gemeenschappelijk financieel platform

    Vijf jaar geleden namen het Zorgbedrijf en de kinderdagverblijven in Antwerpen het gemeenschappelijk financieel platform (GFP) in gebruik. Een jaar later volgden stad, OCMW en politie Antwerpen. 
    In 2014 bereidde Digipolis de implementatie van het GFP bij het AG Stedelijk Onderwijs, GAPA en het Energiebesparingsfonds voor. Zij moeten sinds 1 januari 2015 immers voldoen aan de verplichtingen die het gemeentedecreet voor de beleids- en beheercyclus (BBC) hen oplegt. 
    Een hele uitdaging, gezien de complexiteit van de toepassing en de zeer specifieke domeinen. Op woensdag 21 januari 2015 ging het AG Stedelijk Onderwijs, tien maanden na de princiepsbeslissing van hun raad van bestuur, effectief van start met het GFP. 

    top
  • Digitale belastingaangifte

    Het aantal digitale aangiftes voor stedelijke belastingen via het e-loket was de voorbije jaren heel laag. Daarom werd aan Digipolis gevraagd om in 2014 zelf een digitaal formulier te ontwikkelen voor ‘Belasting op bedrijfsvestiging’. Deze online toepassing is sinds 1 januari 2015 beschikbaar via de website van de stad Gent.
    Via het nieuwe formulier dienden meer dan 25% van de bedrijven hun aangifte in (tegenover minder dan 5% ervoor). De applicatie brengt ook een belangrijke administratieve vereenvoudiging met zich mee: de gebruiker vindt via zijn unieke code zijn gegevens vooraf ingevuld terug in de online aangifte en de ingediende gegevens worden in het achterliggende systeem automatisch klaargezet voor verwerking.   
    In de loop van 2015 ontwikkelt Digipolis Gent ook voor andere belastingaangiftes een digitaal formulier.

    Copyright foto stad Gent

    top
  • Antwerpen bereidt zich voor op GIPOD en digitale bouwaanvraag

    GIPOD (Generiek Informatieplatform Openbaar Domein) verzamelt en ontsluit informatie over de activiteiten op het openbaar domein die mogelijk voor hinder zorgen (werken, omleidingen, manifestaties, evenementen, nutswerken, enz.). Vanaf 2016 zijn alle overheden en nutsmaatschappijen verplicht om zo’n innames van het openbaar domein in te voeren in de Vlaamse databank. 
    Digipolis zorgde voor een koppeling van de monitor van de bedrijfseenheid Stadsontwikkeling met GIPOD waardoor de stad vanaf maart 2015 de informatie over alle Antwerpse werken kan doorgeven aan het centraal platform.

    De eGov award ‘Innovatie’ ging in 2014 naar de digitale bouwaanvraag van het Departement Ruimte Vlaanderen. Wie een bouwaanvraag wil indienen, kan dit via het omgevingsloket van de Vlaamse overheid. Vanuit dit centraal platform wordt de aanvraag aan de betrokken lokale besturen bezorgd. 
    Vorig jaar trof Digipolis de nodige voorbereidingen zodat Antwerpen in 2015 mee op de kar kan springen. Het GIS-loket werd aangepast, een aantal toepassingen kreeg een upgrade, de werkplekken bij de collega’s van de digitale bouwaanvragen zijn uitgerust met grotere schermen zodat zij de plannen goed kunnen bekijken, enz. 

    top
  • Vlaamse steden en gemeenten kiezen voor eBesluitvorming

    Eind 2013 werd het intellectuele eigendomsrecht van eBesluitvorming of Q-besluitvorming, een toepassing die op maat van Antwerpen en Gent ontworpen werd en waardoor de besluitvorming volledig digitaal verloopt, verkocht aan Green Valley. Green Valley bouwde op basis van de Antwerpse/Gentse toepassing een productversie die bruikbaar is voor meerdere steden en gemeenten. Functioneel zeer herkenbaar, maar de nieuwe technologische fundamenten garanderen een betere performantie en stabiliteit. 

    Kortrijk, Leuven, Edegem, Sint-Niklaas, Hasselt, Oostende, Geel, Tongeren en enkele kleinere Nederlands gemeenten gebruiken deze software momenteel al. Beringen, Turnhout, Genk, Mortsel, Sint-Katelijne-Waver, Brugge, Halle, Peer, Roeselare en Opwijk staan dit jaar op de planning. 

    Ook de 72 Antwerpse en 39 Gentse overlegorganen die eBesluitvorming gebruiken, migreren in 2015 naar de productversie. Beide steden kunnen gratis beschikken over de software en updates en genieten bovendien, door het grote aantal gebruikers, van de extra investeringen en ontwikkelingen. Per verkochte licentie aan een andere gemeente ontvangt Digipolis bovendien een extra korting op de onderhoudskosten.

     

    top
  • Digipolis in cijfers

    Personeelsleden Digipolis
    Digipolis telde op 1 januari 2015 438 medewerkers, waarvan 300 in Digipolis Antwerpen (280,13 VTE) en 138 in Digipolis Gent (130,98 VTE). We doen regelmatig een beroep op externe medewerkers. 
     
    Eindgebruikers
    Digipolis Gent werkt voor ruim 8000 eindgebruikers. In Digipolis Antwerpen zijn dat er circa 16000.
     
    IT-projecten
    Digipolis Gent werkte  in 2014 aan 300 projecten, Digipolis Antwerpen zette de schouders onder 337 projecten.
     
    IT-ondersteuning
    Digipolis Gent loste 65.000 meldingen en problemen op. In Digipolis Antwerpen ontving de helpdesk 70.146 meldingen. 
     
    IT-toepassingen
    Digipolis beheert ± 300 toepassingen voor groep Antwerpen en +- 250 voor groep Gent
     
    IT-infrastructuur
    Antwerpen                                                                                 Gent
    Glasvezelnetwerk (75 km, >100 locaties)                                      Glasvezelnetwerk (40 km, 79 locaties)
    > 10.000 pc’s en laptops                                                              > 6.000 pc’s en laptops
    800 servers, waarvan 70% virtuele                                                600 servers, waarvan ca. 80% virtuele
    > 6.000 gsm-toestellen waarvan 1/3 smartphones                          Ca. 2557 gsm-toestellen waarvan 1/3 smartphones
    > 20.000 mailboxen                                                                     > 11.000 mailboxen
    Ca. 1000 multifunctionele printer-scanner-copiers                          487 multifunctionele printer-scanner-copiers

    top