"Ons" Mia - De digitale werkplek van Gent

De Gentse stadsdiensten, OCMW Gent, Digipolis Gent en sogent werkten in het verleden op een zeer versnipperde manier samen. Werknemers gebruikten meerdere intranetten, communiceerden langs uiteenlopende kanalen, en probeerden hun weg te vinden tussen een wildgroei aan tools. Dat kon beter, vonden we hier in Gent. Dus staken we in 2015 de koppen bij elkaar om een nieuwe digitale werkplek te ontwikkelen.

Voor de gebruiker, door de gebruiker

Een digitale werkplek, die ontwikkel je voor de werknemers. Dus kan je ook niet aan de slag zonder die werknemers. Gesterkt door een netwerk intranetredacteurs, HR-specialisten en andere interne experts gingen we aan de slag.

We vertrokken van 'Wijs Werken', de organisatiecultuur van de Stad Gent en OCMW Gent, met als belangrijkste uitgangspunt: 'Meer mens, meer oplossingen en minder regels'. Het doel: een aantrekkelijk platform, gemakkelijk in gebruik, waar elke medewerker een eigen gezicht en stem krijgt.

Die medewerkers betrokken we al van in het begin, en bij elke stap. Om dit werkbaar te maken, breidden we ons projectteam uit met een klankbordgroep waarin alle afdelingen van de organisatie vertegenwoordigd waren. Zo kregen we een dwarsdoorsnede van de verschillende gebruikersprofielen die we konden verwachten, uit alle lagen van de organisatie, zowel met positieve als met negatieve ingesteldheden. Tijdens talloze brainstormsessies en klankbordgroepen kregen deze gebruikers de kans om te testen, te proeven, en feedback gegeven. En wij kregen de kans om te luisteren, en om met al deze feedback aan de slag te gaan.

Daar is veel tijd in gekropen. Maar die tijd win je achteraf zo terug, wanneer je een product lanceert dat aan ieders wensen voldoet, en dat iedereen aangenaam vindt om te gebruiken.

Gesteund door Digipolis

Dit alles is natuurlijk alleen maar mogelijk als je ook de juiste technische middelen hebt, en de nodige ondersteuning. Na een gedegen business analyse en een lang gunningsproces vonden we onze leverancier (Open Sesame ICT)

 en onze open source basistool (OpenIMS). Daarna hebben we het pakket het 'onze' gemaakt, met een eigen design en eigen ontwikkelingen, die voldeden aan de eisen van de klankbordgroep. Dankzij een team van experten, slaagden we erin om ook de technische puzzel van Active Directory (AD), Single-Sign-on, inloggen, externen, koppelingen, toepassingen, bugs, testen, omgeving, performance, servers etc. opgelost te krijgen.

Mia zag het licht

Al dat harde werken leverde resultaat op. In 2018 werd "ons" Mia gelanceerd, en ze was al van de eerste dag een begrip. Want Mia biedt medewerkers de kans om:

  • algemene informatie en nieuws te raadplegen (thematisch intranet)
  • te zoeken naar collega's, informatie, ...
  • te communiceren en samen te werken in groepen
  • zelf informatie te delen of een vraag te stellen
  • te reageren op nieuws en berichtjes van hun collega's
  • om het even waar in te checken: om Mia te raadplegen, heb je alleen maar een internetverbinding nodig

Alle medewerkers digitaal?

Mia werd gelanceerd, en alle medewerkers werden aangemoedigd om haar te leren kennen, met introductiefilmpjes, infosessies, folders en een leuke gamificatie, waarbij we de gebruikers vroegen om enkele opdrachten te doorlopen, en waarmee ze een fijne prijs konden winnen.

 

Zoals verwacht ging niet iedereen in gelijke mate met Mia aan de slag. Voor sommige diensten was de overschakeling een complete verandering, waar wat tijd over moet gaan. Voor andere diensten is de huidige vorm van Mia dan weer nog niet genoeg, zij kijken reikhalzend uit naar de volgende functionaliteiten die na fase 2 gelanceerd worden. En wij? Wij luisteren naar hen allemaal, en volgen verder op.

Mia in cijfers

  • Mia verbindt 4 organisaties: Stad Gent, OCMW Gent, Digipolis Gent en sogent
  • Mia wordt gebruikt door 8000 medewerkers
  • Mia staat voor 3 jaar hard werken, met voor- en tegenstanders, maar vooral met veel mooie samenwerkingen
  • De naam Mia werd gekozen uit 70 inzendingen. Mia is geen acroniem, maar verwijst naar het bekende en populaire nummer van Gorki, van de geëerde Gentse artiest Luc De Vos.
  • Mia won 1 award - de gouden vonk 2018, voor het meest effectieve en innovatieve project in interne communicatie
  • Mia is het populairst op maandag en dinsdag

Nog meer weten over Mia en haar ontstaan?

Gepubliceerd op: 
dinsdag, februari 26, 2019